37e ict-praktijkdag #ictdag37

5 februari 2024 UCLL campus Proximus Leuven

ICT in basis-, secundair, hoger en volwassenenonderwijs
Hands-on workshops, presentaties, webinars en expo

• Start
• Praktisch
• Aanbod
• Expo

• Opleidingendatabank

Privacyverklaring en annuleringsbeleid

1. Definities

In deze Privacyverklaring wordt verstaan onder:

1. Impact Connecting: Impact Connecting bv met haar maatschappelijk zetel in Sint-Pietersaalststraat 38, 9000 Gent en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE1000.196.989;
2. Website: De websites van Impact Connecting, www.ictdag.be & www.huurhardware.be en afgeleiden ontwikkeld en uitgebaat door Impact Connecting.
3. Persoonsgegevens: Iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
4. Verwerking: elke bewerking of ieder geheel van bewerkingen, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde processen, en toegepast op de persoonsgegevens van natuurlijke personen, zoals het inzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, opslaan, wijzigen, wissen, consulteren, meedelen en gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen of vernietigen.

2. Verwerking Persoonsgegevens

Impact Connecting hecht het nodige belang aan het respecteren en het beschermen van uw privacy en aan de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw Persoonsgegevens.

Op de Verwerking van Uw Persoonsgegevens is Verordening (EU) 2016/679 (hierna ‘de GDPR’) van toepassing, naar deze wetgeving wordt verwezen als ‘Gegevensbeschermingswetgeving’.

Impact Connecting treedt hierbij op als verantwoordelijke voor de Verwerking.

3. Welke Persoonsgegevens

Indien informatie door de betrokkene zelf wordt verstrekt via een formulier dan zijn de velden die worden aangeduid met een (*) strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze worden Verwerkt. Indien deze niet worden ingevuld zal er aan de verzending van het formulier geen gevolg worden gegeven. De overige velden kunnen worden ingevuld om de dienstverlening van Impact Connecting te vergemakkelijken, indien deze niet worden ingevuld heeft dit geen enkele weerslag.

a)  Websitebezoekers

Impact Connecting kan o.a. via zijn Website de volgende Persoonsgegevens van websitebezoekers Verwerken, door o.m. het gebruik van cookies en het contactformulier:

• Persoonlijke identificatiegegevens, zoals uw naam, adres;
• Elektronische identificatiegegevens, zoals uw IP-adres;
• Eventuele andere informatie die u zelf beslist over te maken.

b)  Sprekers/Medewerkers

Impact Connecting kan volgende Persoonsgegevens van (toekomstige) sprekers of medewerkers Verwerken:

• Persoonlijke identificatiegegevens, zoals uw naam, adres;
• Persoonlijke bijzonderheden, zoals uw geslacht;
• Huidige betrekking;
• Voorstel van sessies;
• Compensatie, zoals uw onkostenvergoeding;
• Beeldopnamen;
• Eventuele andere informatie die u zelf beslist over te maken.

c)  Deelnemers/Gebruikers/Klanten

Impact Connecting kan de volgende Persoonsgegevens van klanten en contactpersonen bij die klanten, deelnemers of leveranciers Verwerken:

• Persoonlijke identificatiegegevens, zoals uw naam, adres;
• Persoonlijke bijzonderheden, zoals uw geslacht;
• Huidige betrekking;
• Financiële identificatiegegevens, zoals uw rekeningnummer;
• (Financieel) overzicht van de sessies en aanwezigheid;
• Bijzonderheden betreffende de reizen en verplaatsingen;
• Bijzonderheden betreffende de goederen en diensten die aan de geregistreerde persoon worden geleverd, ontleend of verhuurd;
• Beeldopnamen;
• Uw tevredenheid;
• Eventuele andere informatie die u zelf beslist over te maken.

d)  Partners/Organisaties

Impact Connecting kan de volgende Persoonsgegevens van klanten en contactpersonen bij die klanten, partners of leveranciers Verwerken:

• Persoonlijke identificatiegegevens, zoals uw naam, adres;
• Persoonlijke bijzonderheden, zoals uw geslacht;
• Huidige betrekking;
• Financiële identificatiegegevens, zoals uw rekeningnummer;
• Bijzonderheden betreffende de goederen en diensten die aan de geregistreerde persoon worden geleverd, ontleend of verhuurd;
• Beeldopnamen;
• Eventuele andere informatie die u zelf beslist over te maken.

4. Voor welke doeleinden?

Impact Connecting verzamelt Persoonsgegevens en Verwerkt deze voor één of meerdere van de volgende doeleinden:

Doeleinden	Rechtsgrond
Klanten & Gebruikersbeheer (inclusief boekhouding & beheer van betwistingen)	Uitvoering van de overeenkomst; Wettelijke verplichting; Gerechtvaardigd belang; Toestemming ingeval van niet verplichte velden op de Website of formulieren.
Administratie cursisten	Uitvoering van de overeenkomst;
Leveranciers & tussenpersonenbeheer	Uitvoering van de overeenkomst; Gerechtvaardigd belang; Toestemming ingeval van niet verplichte velden op de Website of formulieren.
Public Relations & Statistisch onderzoek	Gerechtvaardigd belang.
Direct Marketing o.a. via Eduzine.be	Toestemming; Gerechtvaardigd belang.

Indien Impact Connecting Persoonsgegevens zou wensen te gebruiken voor een incompatibel nieuw doeleinde, zal Impact Connecting voorafgaandelijk aan dit nieuwe gebruik hiervoor uw toestemming vragen.
Wanneer de Verwerking is gebaseerd op uw toestemming, dan heeft u steeds het recht de toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de Verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.
In geval van contactpersonen bij klanten beschikt Impact Connecting niet over een overeenkomst met die persoon zelf, maar is het desalniettemin in het belang van Impact Connecting contact te kunnen hebben met haar klanten.
In geval van contactpersonen bij leveranciers beschikt Impact Connecting niet over een overeenkomst met die persoon zelf, maar is het desalniettemin in het belang van Impact Connecting contact te kunnen hebben met haar leveranciers.
Het is in het belang van Impact Connecting om de werking van haar Website te kunnen evalueren en ondersteunen door de Verwerking van gegevens van haar bezoekers.
Het is in het belang van Impact Connecting om haar bestaande klanten en gebruikers op de hoogte te houden van nieuwe evenementen, bovendien is er steeds de mogelijkheid om uit te schrijven.

5. Doorgifte Persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden alleen door Impact Connecting Verwerkt voor intern gebruik voor de hierboven beschreven doeleinden. Wij verhuren of verkopen uw Persoonsgegevens niet aan derden voor gebruik voor eigen doeleinden.

Binnen Impact Connecting worden de Persoonsgegevens enkel beschikbaar gesteld aan haar personeel & medewerkers op een ‘need to know’ basis.

Impact Connecting kan gebruik maken van verwerkers om uw Persoonsgegevens te Verwerken. Verwerkers zijn natuurlijke of rechtspersonen, overheden, agentschappen of andere organen die namens de Impact Connecting Persoonsgegevens Verwerken.

Impact Connecting kan de Persoonsgegevens doorgeven aan volgende (categorieën) ontvangers:

• Verwerkers die voorzien in statistisch onderzoek en analyses;
• Verwerkers die voorzien in hosting van deze Website en aanverwante databases, zoals ons CRM-systeem, boekhoudingsprogramma en aanbieders van kantoor productiviteitsprogramma’s zoals mailproviders;
• Verwerkers en verwerkingsverantwoordelijken die voor Impact Connecting optreden als onderaannemer bij het uitvoeren van de dienstverlening zoals sprekers & medewerkers;
• Verwerkingsverantwoordelijken die voorzien in sociale mediadiensten, zoals Flickr voor de hosting van foto’s;
• Verwerkingsverantwoordelijken die verbonden ondernemingen zijn van Impact Connecting;
• Verwerkingsverantwoordelijken die optreden als onze professionele raadgevers, zoals advocaten;
• Overheden, agentschappen en andere publieke rechtspersonen op grond van wettelijk verplichte doorgiften.

Persoonsgegevens kunnen buiten de Europese Economische Ruimte worden Verwerkt, Impact Connecting zal ervoor zorgen dat passende of geschikte waarborgen worden genomen.

Impact Connecting kan zijn bedrijfsstructuur wijzigen door de juridische vorm te wijzigen, fusie, overnames en verkoop. In dergelijke transacties worden Persoonsgegevens doorgegeven conform deze Privacyverklaring en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Anonieme gegevens kunnen steeds worden doorgegeven, al dan niet voor commerciële doeleinden.

6. Duur van de bewaring van de gegevens

De Persoonsgegevens worden door Impact Connecting in ieder geval bewaard gedurende de duurtijd van de relevante overeenkomsten en voor een periode gelijk aan de wettelijke verjaringstermijn daarna. Daarnaast worden gegevens steeds zolang bijgehouden zoals wettelijk bepaald is en niet langer dan noodzakelijk is voor de hierboven beschreven verwerkingsdoeleinden.

7. Annuleringsbeleid

Afhankelijk van het type event hanteren we een beleid rond annulering.

Bij online events is annuleren niet meer mogelijk zodra je jouw persoonlijke link naar het online platform hebt gekregen.
Je kan en mag die link dan wel nog aan één collega doorgeven.

Bij fysieke events zoals de ICT-praktijkdag, kan annuleren helemaal gratis tot een week voor het event,
Vanaf dan is alles georganiseerd en is de catering besteld. Je deelname is vanaf dan al verrekend in onze kosten. Annuleren is niet meer mogelijk.
Je betaalt dus het volledige deelnametarief als je vanaf een week voor het event vaststelt dat je niet kan komen, ook al je ons verwittigt.
Hoe vang je dit op?

• Je mag je deelname doorgeven aan een collega, maar moet ons daarover vooraf informeren.
• Je bezorgt ons een doktersattest, in dat geval rekenen we enkel de organisatiekost en de catering door.

8. Uw rechten

U heeft het recht heeft ons te verzoeken tot inzage van en rectificatie of wissing van Persoonsgegevens of om beperking van de u betreffende Verwerking, alsmede het recht tegen Verwerking van bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid,  door zich te richten tot Impact Connecting Sint-Pietersaalststraat 38, 9000 Gent of info@ictdag.be met een gedagtekend en ondertekend verzoek, met bijgevoegd een kopie van uw identiteitskaart of uw e-mail voorzien van een elektronische handtekening. Gelieve op de kopie van uw identiteitskaart volgende velden te anonimiseren: kaartnummer & rijksregisternummer.

Binnen één maand na de indiening van het verzoek zal u worden meegedeeld welk gevolg hieraan werd gegeven.

U beschikt over het recht om uw toestemming voor een bepaalde Verwerking te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de Verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan. In het geval u uw toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van nieuwsbrieven en reclame kan u die terug intrekken door uw accountinstellingen aan te passen of gebruik te maken van de 'unsubscribe/uitschrijven'-link in deze communicatie.

Tot slot heeft u steeds het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

Er wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering, bij de Verwerking van Persoonsgegevens.

9. Anonieme gegevens

Het is Impact Connecting toegestaan om niet-persoonlijke en anonieme gegevens te verzamelen wanneer de Website wordt bezocht en Persoonsgegevens te anonimiseren. Deze gegevens laten Impact Connecting niet toe om een individuele persoon te identificeren en deze gegevens kunnen met derden worden gedeeld, ook voor statistische doeleinden.

10. Cookies

Deze Website maakt gebruik van cookies om de browse-ervaring te verbeteren. Raadpleeg onze Cookieverklaring voor meer informatie over het gebruik van cookies.

11. Wijzigingen

Impact Connecting houdt zich het recht voor deze Privacyverklaring steeds te wijzingen.

Deze Privacyverklaring werd het laatst gewijzigd op 25 september 2023.

12. Varia

Indien één of meerdere clausules uit deze Privacyverklaring door een rechterlijke tussenkomst gedeeltelijk of volledig nietig of niet-bindend wordt verklaard, heeft dit geen enkele invloed op de geldigheid van de overige clausules of op de geldigheid van de gehele Privacyverklaring. Indien Impact Connecting de bewuste clausule(s) wensen te wijzigen of vervangen, dient de gewijzigde of nieuwe clausule zo nauw als mogelijk aan te sluiten bij de nietige of niet-bindend verklaarde clausule(s).

Het nalaten van Impact Connecting om de strikte naleving van de bepalingen van deze Privacyverklaring op te eisen, zal niet worden opgevat als een enige afstand of verwerping daarvan.

13. Toepasselijk recht

Elke betwisting of vordering met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens en Privacyverklaring of elk gegeven dat hierin vermeld staat, wordt door het Belgisch recht beheerst en valt onder de exclusieve bevoegdheid van de hoven en rechtbanken van Dendermonde (België).

14. Contact

Indien u na het lezen van deze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft in verband met het beleid ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer, kan u contact opnemen met de contactpersoon op het adres Sint-Pietersaalststraat 38, 9000 Gent of via het e-mailadres info@ictdag.be.

Voor bijkomende algemene informatie betreffende de bescherming van Persoonsgegevens kan u zich richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) met adres te 1000 Brussel, Drukpersstraat 35, tel: 02/274.48.00 of via e-mail contact@apd-gba.be (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).